Tablolar için yapay zeka: üç Excel dosyası gönder, ekip için tek Google tablosu ve üç sonuç al

Kısa cevap

Elindeki dosyaları dışa aktar, Telegram'daki yapay zeka ajanına tek mesajda gönder ve ne istediğini yaz: “tek tablo, her temsilciye bir satır: plan, kapanan, ödenen, aramalar, kazanma oranı”. Plan sadece kafandaysa onu da ekle. Ajan Excel dosyalarını okur, aynı kişileri dosyalar arasında eşleştirir, özeti Google Sheets'te hazırlar ve bağlantısını sana gönderir.

Sonra aynı sohbette bir analiste sorar gibi sormaya devam et. İşletme sahibi bundan ne çıkarmalı? Kapattığımız ama tahsil edemediğimiz para nerede? Bunu ayrı bir sekmeye koyabilir misin? Her yanıt bir dakikadan kısa sürer, çünkü üç dosya zaten ajanın elinde.

Excel için yapay zeka pratikte tam olarak bu: kopyalama, arama formülleri ve isim eşleştirme işi sana kalmaz. Yorum ve karar sende kalır.

Test: altı kişilik bir satış ekibinin ekim rakamları

Verileri kendimiz hazırladık, üç farklı sistemin bir satış yöneticisine vereceği haliyle. Brightline Supply, ofis ve temizlik malzemeleri satan hayali bir B2B distribütör. Claire altı kişilik bir satış ekibini yönetiyor: Ethan, Marcus, Priya, Sofia, Tom ve eylülde katılan Nina. Pazartesi işletme sahibiyle görüşecek ve ekimi tek sayfada görmesi gerekiyor.

Claire'in ekimi birbirinden habersiz üç dosyada duruyor:

• CRM_deals_October_2026.xlsx, 117 anlaşma: tam adıyla anlaşma sahibi, müşteri, tutar, kazanıldı ya da kaybedildi, kaybın nedeni;
• calls_report_2026-10.xlsx, santralden 122 satır: her iş günü için kişi başına bir satır, kişiler kullanıcı adıyla, giden aramalar, cevaplanan aramalar, konuşma süresi;
• Invoices_payments_Oct2026.xlsx, muhasebeden 51 fatura: müşteri, tutar, vade tarihi, ödendi ya da açık. Temsilci sütunu hiç yok.

Ay sonunun olağan karmaşası bu. Bir temsilcinin yanına “ödendi” yazmak için birinin her faturayı bir müşteriyle, her müşteriyi de bir anlaşma sahibiyle eşleştirmesi gerekiyor. Aramaları anlaşmaların yanına koymak için mreid'in Marcus Reid olduğunu bilmek gerekiyor. Dosyalara iyi bir analistin fark etmesi gereken şeyler de yerleştirdik ve ajana bunlardan söz etmedik: tek bir temsilciyi yıldız gibi gösteren büyük bir anlaşma, vadesi geçmiş faturalar, dört kat fazla arama yapıp en düşük kazanma oranına sahip bir temsilci ve izinde olan Priya'nın hiç arama yapmadığı iki hafta.

Üç dosyayı 30 Ekim 2026'da, Google bağlıyken Telegram'daki test ajanımıza gönderdik. Şirket ve kişiler hayali. Ajanın yanıtları gerçek ve geldiği gibi aktarılıyor; iki yanıtı kısalttık ve tablo bağlantılarını çıkardık.

1. adım: Üç dosyayı gönder ve tabloyu tarif et

İstek her dosyanın kaynağını söylüyor, planı veriyor, sütunları tek tek sıralıyor ve Google Sheets istiyor.

Tablo, dosyalardan 2 dakika 56 saniye sonra geldi; bağlantı yanıtın en üstündeydi. Bağlı Google hesabının Drive'ında “October 2026 — Sales Team Scorecard” adlı yeni bir dosyaydı.

Tabloyu kaynak dosyalarla hücre hücre karşılaştırdık ve her rakam tuttu: temsilci başına kazanılan tutar, kazanılan ve kaybedilen anlaşmalar, kazanma oranları, aramalar. Ekip toplamı 335.000 $'lık plana karşı 331.500 $, yani %99.

Bu işin zor kısmı eşleştirme ve ajan bunu nasıl yapacağı söylenmeden yaptı. Santral raporu kişileri yalnızca kullanıcı adıyla tanıyor; ajan her kullanıcı adını doğru satıra koydu. Muhasebe dosyasında temsilci sütunu yok; ajan her faturanın müşterisini aldı, o müşteriyi CRM'de buldu ve ödemeyi anlaşma sahibinin hanesine yazdı. Bu kuralı Notes sekmesine, dönemin, kaynakların ve her sütunun tanımının yanına yazdı.

Aynı sekmede dört veri uyarısı var. İkisi hemen önemli. Priya santral raporunda 22 iş gününün yalnızca 12'sinde görünüyor, yani arama rakamları ayın bir kısmını kapsıyor. Ayrıca ödenmiş iki fatura, CRM'de ekimde kaybedilmiş görünen müşterilere ait. Bizim dosyalarımızda bunlar ekimde ödenmiş eylül faturalarıydı; bu ayrıntı üç dosyanın dışında duruyor. Böyle bir uyarı senin için bir dakikalık bir soru ve işletme sahibinden önce görmek isteyeceğin şeyin ta kendisi.

Sohbetteki tek satırlık sıralama, istemediğimiz hâlde gelen bir bonus. Şimdiden bir toplantının açılış cümlesi gibi: Ethan %160,7'de, “ama tahsil edilen yalnızca 42.650 $”.

2. adım: Üç sonucu iste

İlk yanıt tabloyu getirdi. Sonuçlar kısa bir ek soruyla geldi.

On dokuz saniye. Bunlar üç bulgu ve hiçbiri tablonun tekrarı değil.

%160 tek bir anlaşma. Tablo Ethan'ın çok önde olduğunu söylüyor. Ajan onun en büyük anlaşmasını çıkardı ve onsuz Ethan'ın “herkes gibi” %97'de kaldığını gösterdi. Pazartesi %160'ı sunan yönetici, işletme sahibinden ek soruyu alır. Bunu sunan yönetici ise soruyu baştan karşılar.

Kapanan, kasaya giren demek değil. Ajan CRM'in gizlediği açığı buldu: kapanmış ama ödenmemiş 75.750 $, bunun yarısı tek bir kişinin anlaşmalarında, bir faturanın vadesi de geçmiş. Buraya varmak için üç dosyayı birleştirdi, çünkü anlaşma sahibi CRM'de, ödeme muhasebede.

Hareket, sonuç demek değil. Marcus, Priya'nın dört katı arama yapıyor ve anlaşmalarının üçte birini onun anlaşma büyüklüğünün üçte biriyle kazanıyor. Ajan kayıp nedenlerini de okudu: Marcus'un 22 kaybının 14'ü “No response”, bu da konuşmadan çok arama listesini işaret ediyor. Dosyalara yerleştirdiğimiz her ipucu sonuçlara girdi; tek istisna Priya'nın izniydi, o da tabloda zaten uyarı olarak işaretliydi.

Her sonucun yanında bir eylem var, kapanış cümlesi de Claire'in toplantının ilk dakikasında yüksek sesle söyleyebileceği bir cümle.

3. adım: Gelmeyen parayı bul

İşletme sahibinin soracağı sonuç ikincisi, bu yüzden ayrıntısını istedik.

Kırk iki saniye. Yedi faturanın hepsi, tutarlar, sorumlular ve vade tarihleri muhasebe dosyasıyla örtüşüyor; “dokuz gün gecikmiş” ve “iki gün gecikmiş” de 30 Ekim için doğru.

İlk yanıtın en işe yarar kısmı, ajanın kendini düzelttiği kısım. Tarihler önündeyken kendi sonucuna geri döndü: ödenen 44 faturanın her biri zamanında ödenmiş, yani tahsilat işliyor ve açıktaki paranın çoğu henüz vadesi gelmemiş para. Bu, Claire'in pazartesi söyleyeceklerini değiştiriyor. Gecikmiş iki faturadan ve tek bir uzun vadeden söz ediyor, ekibin tahsilat sicilini de güçlü yan olarak öne çıkarıyor.

Ajan vade koşullarını da kendisi fark etti. En büyük fatura olan Harlow Group, 15 yerine 30 gün vadeli tek fatura. Bu, anlaşmanın pazarlığının nasıl yapıldığına dair bir soru ve kimsenin sormadığı bir sütundan çıktı.

4. adım: İşletme sahibine not ve Collections sekmesi

Son olarak, Claire'in toplantıdan önce gönderebileceği bir mesaj istedik, işletme sahibi rakamları okumuş olarak gelsin diye; bir de fatura listesini aynı tabloda bir sekme olarak.

İşletme sahibine not 41 saniye, yeni sekme yaklaşık bir dakika sürdü. Önce rakamlar, sonra her sorun için bir eylem, her birinde bir isim ve bir gün: salıya kadar ödeme tarihleri, nakde göre prim, Marcus'un kayıp anlaşmalarının gözden geçirilmesi. Ajan 3. adımdaki kendi düzeltmesini nota taşıdı ve “darboğaz” cümlesinin neden çıktığını açıkladı.

Taslaktaki iki satıra yine Claire karar veriyor. Priya iki hafta izindeydi ve bu bilgi üç dosyanın hiçbirinde yok; bu yüzden “kayıtlarını düzeltiyorum” yerine “Priya 12–23 Ekim arasında izindeydi” geliyor. İki “CRM aşaması” da 1. adımda gördüğümüz gibi eylül faturaları, o cümle çıkıyor. Taslağın taslak olmasının nedeni bu: ajan dosyalardan yazar, yalnızca senin bildiklerini sen eklersin. İlk istekteki tek bir satır (“Priya 12–23 Ekim arasında izindeydi”) bunu baştan tabloya koyardı.

Collections sekmesi aynı tabloya, özetten ve notlardan sonra eklendi; işletme sahibi her şeyi tek bağlantıda alıyor.

Üç dosyadan ne çıktı

Beş mesaj ve toplam altı dakika kadar bekleme Claire'e şunları verdi:

• her temsilciye bir satır ayrılmış bir Google tablosu: plan, kapanan, planın yüzdesi, ödenen, anlaşmalar, kazanma oranı, aramalar;
• kaynakları, eşleştirme kuralını ve dört veri uyarısını içeren bir Notes sekmesi;
• işletme sahibi için her birinde bir eylem olan üç sonuç;
• açık yedi faturanın listesi, gecikmiş iki fatura ve sorulmaya değer bir vade koşulu;
• aynı tabloda bir Collections sekmesi;
• işletme sahibi için düzenleyip göndermeye hazır bir not.

Kimse tek bir hücre kopyalamadı, kimse arama formülü yazmadı. Üç dosya bir kez gönderildi.

Özeti güvenle iletmeni sağlayan alışkanlıklar

Planı ve dosyaların bilemeyeceği her şeyi ver. Planlar dosyalardan çok kafalarda durur. Tek bir satır (“plan temsilci başına 60.000 $, Nina'nınki 35.000 $”) ajana paydayı verir. İzinleri, yeni bir bölgeyi ya da bir fiyat değişikliğini de aynı şekilde ekle; sonuçlar resmin tamamına dayanır.

Her dosyanın arkasındaki sistemi söyle. “CRM'den anlaşmalar, santral raporu, muhasebeden faturalar” ifadesi ajana hangi bilgi için hangi dosyanın esas kaynak olduğunu söyler ve adları dosyadan dosyaya değişen kişileri eşleştirmesine yardım eder.

Önce veri uyarılarını oku. Ajan tuhaf görünenleri listeler: eksik günler, kaybedilmiş anlaşmalara gelen ödemeler. Her biri senin için kısa bir soru. Cevapla, ajan tabloyu ve sonuçları aynı sohbette günceller.

Her dosyadan bir rakamı kontrol et. Bir temsilci seç ve her kaynaktan bir hücreyi karşılaştır: CRM'den kazanılan tutar, santral raporundan aramalar, muhasebeden ödenen. Otuz saniye sürer ve bütün tablonun arkasında durabilirsin.

Sonuçları ayrı iste. İlk yanıt tabloyu kurar. İkinci bir mesaj (“üç sonuç ve her biri için ne yapardın”) ajanı rakamları sorgulamaya iter; işe yarar kısım orada başlar.

Gelecek ayı aynı sohbette tut. Ajan ona ne gönderdiğini ve tablonun nasıl kurulduğunu hatırlar. Kasımda üç yeni dosya gönderip “ekimdekiyle aynı özet, artı ekime göre değişim” yazarsın.

Ne kadar tutar

Her mesajdan sonra ajanın durum satırındaki bakiyeye baktık. Üç dosyayı okumak ve Google tablosunu kurmak 10  tuttu. Sonuçlar ve fatura dökümü 1'er , işletme sahibine not ve Collections sekmesi 2'şer . Bütün test için 16 .

Varsayılan modelde metin işi 20.000 token başına 1  tutar. Free plan ilk ay 200 , sonra her ay 100  verir; kart gerekmez. Bunun gibi aylık bir özet buna defalarca sığar. Pro ayda 13,90 $ tutar ve 400  verir; kaydolduktan sonraki ilk 7 gün içinde abone olursan ilk ay 1,39 $. Pro ayrıca zamanlanmış görevler ekler, örneğin her ayın ilk iş günü dosyaları göndermeni hatırlatan bir mesaj. Tüm ücretler Fiyatlandırma sayfasında.

Dosyaların ve sohbet geçmişin ajanının yalıtılmış konteynerinde kalır; tablo da Google'ı bağladıktan sonra senin Google Drive'ında oluşturulur. Ajan cevap vermek için modele istek gönderir: varsayılan modelde istekler Çin Halk Cumhuriyeti'ndeki DeepSeek altyapısından geçer ve buna kurulum sırasında onay verirsin; Pro'da kendi Claude ya da Codex hesabını bağlayabilirsin, o zaman istekler kendi hesabın üzerinden o sağlayıcıya gider. Kullanılan bütün dış hizmetler Alt İşleyenler sayfasında listeleniyor.

Ay çeyreğe dönüştüğünde aynı sohbet rakamları slayta çevirir: Sunum hazırlayan yapay zeka: tabloyu gönder, işletme sahibi için çeyrek raporu sunumunu al. İşletme sahibiyle toplantı kaydediliyorsa, Yapay zeka toplantı tutanağı: ekip toplantısının kaydını gönder, kararları, sorumluları ve son tarihleri al yazısı kaydı görevlere nasıl çevireceğini anlatıyor.

Kopyalamaya değer mesajlar

Ajanını oluştur, geçen ayın dosyalarını dışa aktar ve işletme sahibiyle bir sonraki toplantından önce tek mesajda gönder.