Sohbet örneği
Yapay zeka toplantı tutanağı: ekip toplantısının kaydını gönder, kararları, sorumluları ve son tarihleri al
Kimse tutanak tutmak istemez, pazartesi geldiğinde de kimin neyi üstlendiğini kimse hatırlamaz. Beş kişilik bir planlama toplantısını Telegram'da sesli mesaj olarak kaydedip test ajanımıza gönderdik. 28 saniye sonra tutanak sohbetteydi: beş karar, her birinin sorumlusu ve gerçek tarihi olan on bir görev, bir de kimsenin üstlenmediği tek iş, ayrıca işaretlenmiş. İki mesaj daha bunu ekip sohbeti için bir gönderiye ve sekiz hatırlatmaya çevirdi. Aşağıda gerçek yanıtlar, maliyet ve kopyalayabileceğin istekler var.
Kısa cevap
Toplantıyı telefonunla kaydet, kaydı Telegram'daki AI ajanına ilet ve tek satır yaz: “Tutanak hazırla: kararlar, sorumlusu ve son tarihi olan görevler, açık sorular.” Bugünün tarihini de ekle ki “çarşambaya kadar” gerçek bir tarihe dönüşsün. Ajan sesi yazıya döker ve tutanağı sohbete gönderir.
Toplantıdan sonra genelde ne yapılıyorsa onu da aynı sohbette yap. Ekip sohbeti için herkesin kendi görevini bulacağı kısa bir gönderi iste. Her son tarihten önce bir hatırlatma iste. Kaydı bir kez gönderirsin.
Yapay zeka sekreter derken kastedilen tam olarak bu: ajan yazar, kişilere göre ayırır ve tarihleri takip eder. Ekibe neyin gideceğine sen karar verirsin.
Test: online mobilya mağazasında cuma toplantısı
Toplantıyı kendimiz yazdık. Fernhill Home, mobilya ve ev eşyası satan hayali bir online mağaza. Operasyon müdürü Melis, cuma planlama toplantısını dört kişiyle yapıyor: depodan Tolga, tedarikçiler ve marjlarla ilgilenen Deniz, müşteri desteğinden Pınar ve pazarlamadan Levent. Dört konu var: sistem değişikliğinden sonra biriken siparişler, iki hafta gecikmiş bir kanepe tedarikçisi, %40 artan destek talepleri ve Black Friday.
Kulağa gerçek bir toplantı gibi geliyor. İnsanlar birbirinin sözünü kesiyor, son tarihler “çarşambaya kadar, çarşamba akşamı, gerçekçi olursak” şeklinde söyleniyor, bir karar erteleniyor, bir sorun da ortaya atılıp havada kalıyor: “birinin” tamir ettirmesi gereken etiket yazıcısı. İyi bir tutanak bunların hepsini yakalamalı.
Beş kişiyi beş farklı sentetik sesle seslendirdik ve 3 dakika 24 saniyelik kaydı 30 Ekim 2026'da Telegram'da sesli mesaj olarak test ajanımıza gönderdik. Şirket ve kişiler hayali. Ajanın yanıtları gerçek ve geldiği gibi aktarılıyor. Bir yanıttan birkaç kelime çıkardık. Ajan toplantıyı yöneten kişiye test hesabımızdaki adla hitap etti; burada o kişi Melis.
Toplantı değil de ders kaydediyorsan, onu Yapay zeka ile not çıkarma: ders kaydını gönder, notları ve kendini test edeceğin soruları al yazısında anlattık. Ders notu tek bir konuşmacının düşüncesini takip eder. Tutanak ise verilen sözleri takip eder: kim neye söz verdi ve ne zamana kadar.
1. adım: Kaydı gönder, tutanak iste
İstek tutanağın üç bölümünü sayıyor ve bugünün tarihini veriyor. Tarih olmadan “çarşambaya kadar” gelir. Tarihle “4 Kasım Çarşamba” gelir.
Tutanak, istekten 28 saniye sonra geldi. Onu toplantının senaryosuyla satır satır karşılaştırdık. Her görev doğru kişiye gitmiş, her tarih söylenenle örtüşüyor ve göreli her tarih gerçek bir tarihe dönmüş: “pazartesi” 2 Kasım, “gelecek cuma” 6 Kasım, “beşten önce” bugün 17:00.
Bu yanıtta üç şey biçimden daha önemli.
Kimsenin almadığı görev, açık soruların ilki. Toplantıda Tolga, etiket yazıcısının her yirmi dakikada bir sıkıştığını ve “birinin servis firmasını araması gerektiğini” söylüyor. Melis “buna sonra döneriz” diyor ve kimse dönmüyor. Elle not tutan biri genellikle yazıcıyı not eder, işin sahipsiz kaldığını ise kaçırır. Ajan şunu yazdı: “Henüz sahibi yok. Toplantıdaki tek boşluk bu.” Tutanağından tek bir satır okuyacaksan, bu satırı oku.
Koşullu görevler koşullarını koruyor. Melis tedarikçinin müdürünü ancak “salıya kadar gelmezse” arayacak. Tutanakta bu “gelmezse” duruyor. Geçici eleman bütçesi de öyle: onay Tolga'nın rakamlarından sonra geliyor ve tutanak bunu açıkça söylüyor.
Alınmayan karar da bir karar olarak yazılmış. “İndirime bugün karar verilmedi, Deniz'in marjlarından sonra çarşamba karar verilecek” cümlesi pazarlama sorumlusunun tam olarak bilmesi gereken şey. Ajan Levent'i neden ilgilendirdiğini de ekledi: açılış sayfası için rakam perşembeye kadar lazım.
Yanıt, tutanağı bir Google dokümanına koyma ve müşteri e-postasının taslağını yazma önerisiyle bitiyor. Google'ı bağladığında ajan belgeleri senin Drive'ında oluşturur ve sana bağlantısını gönderir; böylece tutanak ekibinin belgeleri nerede tutuyorsa orada durur.
2. adım: Ekip sohbeti için mesaj
Tutanak arşiv içindir. İnsanlara daha kısası lazım: kendi adları, kendi görevleri, kendi tarihleri. Tam olarak bunu istedik.
On bir saniye. Tutanak konulara göre sıralanmıştı; ekip mesajı kişilere göre sıralı, yani Tolga “Tolga”ya kadar kaydırıp okumayı bırakıyor. Tarihler kısaldı (“Çar 4 Kas”), destek ekibinin indirim kuralı da ayrı bir “Kararlaştırıldı” bloğuna geçti, çünkü bu bir görev değil, bütün ekip için bir kural.
İki küçük ayrıntı ajanın ekibi düşündüğünü gösteriyor. “Kategori bazında marjlar gruba” ifadesi Deniz'e marjları nereye göndereceğini söylüyor. Ajan ayrıca nereyi kısaltacağını da kendisi önerdi: üç karardan ikisini çıkar, çünkü onlar zaten kişilerin görevlerinin içinde. Deneyimli bir yönetici de göndermeden önce tam bu düzeltmeyi yapar.
Sahipsiz yazıcı “Hâlâ açık” bölümünde kaldı. Gruba gönderildiğinde bu satır genellikle bir saat içinde sahibini bulur.
3. adım: Her son tarihten önce hatırlatma
Sohbetteki bir liste salıya kadar kolayca unutulur. Ajandan her sorumluya, her son tarihten bir gün önce hatırlatma göndermesini ve Melis'e indirim kararını hatırlatmasını istedik.
Elli beş saniye, sekiz hatırlatma; her biri doğru günde, bizim saat dilimimizle 10:00'da. Takvim hesabını ajan kendisi yaptı: e-posta pazartesi sabahı gidiyor, bu yüzden Pınar'ın hatırlatması pazara düşüyor. Bugüne düşen ve “bir gün öncesi” kalmayan üç görevi de fark etti ve acil olanı gösterdi.
Hatırlatmalar, onları kurduğun sohbete gelir. Testimizdeki gibi ajanla özel sohbette kurarsan sana gelir ve her birini sen iletirsin. Doğrudan ekibin önüne düşmelerini istiyorsan ajanı ekip grubuna ekle ve hatırlatmaları orada kur. Ajan gruplarda ve forum konularında çalışır; /mention on ile yalnızca kendisinden bahsedildiğinde konuşur.
Bunlar tek seferlik hatırlatmalar ve Free dahil her planda çalışır. Pro, tekrarlayan hatırlatmalar ve zamanlanmış görevler ekler: örneğin her cuma saat 9:00'da sana planlama toplantısının kaydını göndermeni hatırlatan bir mesaj ya da her pazartesi sabahı açık görevlerin haftalık kontrolü.
Üç dakikalık konuşmadan ne çıktı
Üç mesaj ve toplamda iki dakikadan az bekleme Melis'e şunları verdi:
- beş karar, sorumlusu ve gerçek tarihi olan on bir görev ve dört açık soru içeren bir tutanak;
- ekip sohbeti için kişilere göre sıralanmış, yapıştırmaya hazır bir gönderi;
- doğru günlere kurulmuş sekiz hatırlatma ve bugün teslim edilecek işlerin listesi;
- ajandan iki öneri: tutanağı bir Google dokümanına koymak ve müşteri e-postasının taslağını yazmak.
Toplantıda kimse not tutmak zorunda kalmadı. Melis dinledi, karar verdi ve tek bir sesli mesaj gönderdi.
Tutanağı güvenilir kılan alışkanlıklar
Dinlemeyi ve ayıklamayı ajan yapar. Senin tarafında birkaç alışkanlık, sonucu doğrudan ekibe gönderilecek kadar sağlam hâle getirir.
Bugünün tarihini ve saat dilimini ver. “Çarşambaya kadar” ancak ajan bugünün 30 Ekim olduğunu bilirse 4 Kasım olur. Ajan hatırlatmaları senin saat dilimine göre kurar, yani istediğin 10:00 senin 10:00'un olur.
İnsanlar toplantıda birbirine pek isimle hitap etmiyorsa, toplantıyı kimin yönettiğini ve kimlerin katıldığını söyle. Bizimkiler ediyordu (“Tolga, önce sen”), bu yüzden ajan bütün görevleri yardımsız dağıttı. “Bunu sen alırsın, değil mi?” cümleleriyle dolu bir toplantıda, katılımcıların listesini veren tek bir satır bir tur soru-cevaba gerek bırakmaz.
İş kritikse her görev için kaynak satırı iste. “Her görevin yanına kayıtta geçtiği cümleyi alıntıla” isteği tutanağı bir dakikada kontrol edebileceğin bir belgeye çevirir. “Ben salı demedim ki” tartışmasını bitirmenin de en hızlı yolu bu.
Önce açık soruları oku. O bölüm toplantının çözmediklerini listeler. Testimizde orada sahipsiz yazıcı ve çarşambaya kalan karar vardı: gözden kaçma ihtimali en yüksek iki şey.
Telefonu masanın ortasına koy. Yüz yüze bir toplantıda, ortada sesli mesaj kaydeden bir telefon herkesi duyar. Görüntülü bir toplantıyı zaten kullandığın araçla kaydet, sesi ya da videoyu ilet: ajan videonun ses kanalını sesli mesajla aynı şekilde yazıya döker. Başta kayıt aldığını herkese söyle.
Ne kadar tutar
Her mesajdan sonra ajanın durum satırındaki bakiyeye baktık. 3 dakika 24 saniyelik toplantıyı yazıya dökmek ve tutanağı hazırlamak 3 tuttu. Ekip mesajı ve hatırlatmalar birlikte 6 tuttu. Bütün test için 9 .
Ses, dakikası başına 1 ; varsayılan modelde metin işi 20.000 token başına 1 tutar. Haftalık 30 dakikalık bir toplantının dökümü yaklaşık 30 tutar, tutanak ve sonraki mesajlar için birkaç mıknatıs daha gider; ayda dört toplantı kabaca 140 eder. Free plan ilk ay 200 , sonra her ay 100 verir; kart gerekmez. Pro ayda 13,90 $ tutar ve 400 verir; kaydolduktan sonraki ilk 7 gün içinde abone olursan ilk ay 1,39 $. Pro ayrıca tekrarlayan hatırlatmalar ve zamanlanmış görevler ekler. Tüm ücretler fiyatlandırma sayfasında.
Kayıtların ve sohbet geçmişin ajanının yalıtılmış konteynerinde kalır. Ajan cevap vermek için modele istek gönderir: varsayılan modelde istekler Çin Halk Cumhuriyeti'ndeki DeepSeek altyapısından geçer ve buna kurulum sırasında onay verirsin; Pro'da kendi Claude ya da Codex hesabını bağlayabilirsin, o zaman istekler kendi hesabın üzerinden o sağlayıcıya gider. Yazıya dökme Deepgram ile yapılır; kullanılan bütün dış hizmetler Alt İşleyenler sayfasında listeleniyor.
Tutanak çoğu zaman bir raporun başlangıcıdır. Çeyrek kapandığında aynı sohbet rakamları slayta çevirir: Sunum hazırlayan yapay zeka: tabloyu gönder, işletme sahibi için çeyrek raporu sunumunu al.
Kopyalamaya değer mesajlar
Bu, toplantımızın kaydı. Tutanak hazırla: kararlar, her biri için sorumlusu ve son tarihi olan görevler, açık sorular. Bugün [tarih], son tarihlere gerçek tarih yaz.
Her görevin yanına kayıtta geçtiği cümleyi alıntıla.
Tutanağı ekip sohbeti için kişilere göre sıralanmış, girişsiz kısa bir mesaja çevir.
Her sorumluya son tarihinden bir gün önce saat 10:00'da adını ve görevini yazarak hatırlat.
Toplantıda kimsenin üstlenmediği görevleri listele.
Tutanağı bir Google dokümanına koy ve bağlantısını gönder.
Ajanını oluştur, bir sonraki planlama toplantını kaydet ve odadan çıkmadan sesli mesaj olarak gönder.
Sorular
Yapay zeka bir ses kaydından toplantı tutanağı çıkarabilir mi?
Evet. Kaydı ajanına sesli mesaj, ses dosyası ya da video olarak gönder ve tutanak iste. Ajan sesi kendisi yazıya döker. Testimizde beş kişilik, 3 dakika 24 saniyelik bir planlama toplantısı 28 saniyede kararları, görevleri, sorumluları, tarihleri ve açık soruları içeren bir tutanağa dönüştü.
Kimin konuştuğunu ayırt ediyor mu?
Kimin ne yapacağını konuşmanın kendisinden çıkardı: isimlerden, “Tolga, önce sen”, “Deniz, Oakline'ı sıkıştırmaya devam et” gibi cümlelerden. Tutanaktaki on bir görevin hepsi doğru kişiye gitti. Toplantıda insanlar birbirine pek isimle hitap etmiyorsa isteğine bir satır ekle: toplantıyı kim yönetti, kimler vardı.
Toplantıda bir görevi kimse üstlenmediyse ne olur?
Ajan bunu açıkça yazar. Toplantımızda biri etiket yazıcısı için servis çağırmak gerektiğini söyledi ve kimse işi üstlenmedi. Tutanak bunu açık sorular arasında ilk sıraya koydu: “Henüz sahibi yok”. Bu satır çoğu zaman bütün belgenin en işe yarar satırıdır.
Ajan ekibe görevlerini hatırlatabilir mi?
Evet. Her son tarihten bir gün önce saat 10:00'da bir hatırlatma istedik; ajan tek yanıtta sekizini kurdu, her birinde kişinin adı ve görevi var. Hatırlatma, kurduğun sohbete gelir; ister iletirsin, ister hatırlatmaları doğrudan ekip grubundan kurarsın. Tek seferlik hatırlatmalar her planda çalışır; Pro ise tekrarlayan hatırlatmaları ekler, örneğin her cuma kaydı göndermeni hatırlatan bir mesaj.
Kayıt ne kadar uzun olabilir?
Bir toplantının tamamı kadar. Yazıya dökme, sesin dakikası başına ücretlendirilir; 30 dakikalık haftalık bir toplantının dökümü yaklaşık 30 tutar, tutanak ve sonraki mesajlar için birkaç mıknatıs daha eklenir.
Ne kadar tutar?
Üç mesajımız, yazıya dökme dahil toplam 9 tuttu. Ses, dakikası başına 1 . Free plan ilk ay 200 , sonra her ay 100 verir; kart gerekmez.
